信息化,如今已經(jīng)成為了各行業(yè)企業(yè)發(fā)展的根本所在,它不僅開始應(yīng)用于企業(yè)日常業(yè)務(wù)、產(chǎn)品端,也開始覆蓋企業(yè)日常辦公溝通環(huán)節(jié)中。比如,郵件系統(tǒng)被認(rèn)為是信息化建設(shè)的重要環(huán)節(jié),也是信息流通的重要通道。不少企業(yè)主表示,傳統(tǒng)的舊郵件系統(tǒng)很難滿足公務(wù)員日常辦公需求。
主要表現(xiàn)為,舊的郵件系統(tǒng)無垃圾郵件過慮,存在重大安全隱患;郵箱資源少,訪問速度慢;郵件收發(fā)不穩(wěn)定,經(jīng)常出錯。顯然,舊郵件系統(tǒng)已經(jīng)和需求脫節(jié),給辦公帶來不利影響?;谏鲜鲈颍髽I(yè)需要一個性能更出色的郵件系統(tǒng),來為員工提供郵件服務(wù)。經(jīng)過多方考證,勤哲Excel服務(wù)器的信息化技術(shù)設(shè)計推廣應(yīng)用后,得到用戶的良好反饋。
郵件系統(tǒng)搭載信息化技術(shù)有何作用?
其一,穩(wěn)定,收發(fā)郵件不會丟失。穩(wěn)定,是郵件用戶的首要考慮因素,也是勤哲Excel服務(wù)器的突出特點(diǎn)之一。郵件系統(tǒng)的穩(wěn)定性來源于勤哲Excel服務(wù)器郵件技術(shù)實力,勤哲Excel服務(wù)器將運(yùn)營級別的郵件技術(shù)應(yīng)用于普通規(guī)模用戶的郵件系統(tǒng),系統(tǒng)架構(gòu)科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn),使普通用戶也能享受到運(yùn)營級別的郵件服務(wù)。其二,安全,擺脫垃圾郵件困擾。勤哲Excel服務(wù)器采用了世界上領(lǐng)先的反垃圾郵件技術(shù),用戶不僅節(jié)省一筆硬件投資,而且減輕后期維護(hù)負(fù)擔(dān)。其三,高效,郵件系統(tǒng)功能完善。勤哲Excel服務(wù)器讓郵件的收發(fā)速度讓用戶有了全新的體驗。郵件系統(tǒng)的附加的功能也有助于提高辦公效率。
勤哲Excel服務(wù)器的具體應(yīng)用舉例
眾所周知,信息化建設(shè)是一場革命,而基礎(chǔ)信息化建設(shè)是革命的源頭。勤哲Excel服務(wù)器郵件系統(tǒng)的全面應(yīng)用,大大了加強(qiáng)了企業(yè)的基礎(chǔ)信息化的建設(shè),為推動企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展和建設(shè)提供了強(qiáng)有力的支持。
配置ES的郵件通知的郵件服務(wù)器設(shè)置
上圖是勤哲Excel服務(wù)器一個配置樣例,客戶可以配置自己的郵件服務(wù)器設(shè)置。配置好后,點(diǎn)擊測試按鈕,彈出“測試成功”代表配置正確,下圖所示
應(yīng)用場景介紹
工作流相關(guān)節(jié)點(diǎn)的提醒:
勤哲Excel服務(wù)器工作流相關(guān)節(jié)點(diǎn)的郵件提醒包括以上的三種類型:
1)待辦事宜郵件通知
2)到期提醒郵件通知
3)辦理完成郵件通知
現(xiàn)以類型1,“待辦事宜郵件通知”為例,舉例說明
如圖的審批節(jié)點(diǎn),點(diǎn)擊執(zhí)行權(quán)限頁簽,我們看到該節(jié)點(diǎn)的辦理的角色是銷售部長, 因此,我找一個具備銷售部長這個角色的人員,給他的人員屬性里填上他的郵箱。下圖所示:
準(zhǔn)備好以上的基本設(shè)置后,來填一張訂單模板,流轉(zhuǎn)到肖部長審核,看看能否收到郵件通知
填報保存以上表單。
如圖,肖部長的郵箱(1143654467@qq.com),收到了來自交辦人admin發(fā)來的工作流待辦的提醒。
如果你的智能手機(jī)上有你的郵箱的APP,或在騰訊TIM上綁定了你的郵箱,你也會手機(jī)上收到郵件提醒,并能打開看到該郵件。
有的客戶說,嗯,有待辦事宜能通過郵件收到提醒。如果是有一項工作,它有完成時限的要求,比如某項工作給某個人去辦理,需要他在3天以內(nèi)完成,有待辦事項的時候通過以上的功能可以通知到這個人,但他忘了,能不能在到期前某個時間點(diǎn)再提醒下他,以提醒這個人辦理。
這個問題就涉及到了類型2的工作流提醒:即“到期提醒郵件通知”
設(shè)置如下:
點(diǎn)擊工作流相關(guān)節(jié)點(diǎn)的屬性,點(diǎn)擊【完成時限】頁簽,做如上的設(shè)置。
怎么樣,您讀懂了以上的設(shè)置嗎?
這不需要模板設(shè)計者有編程的知識,你只需要了解自身的業(yè)務(wù)邏輯就行。
有的客戶又說,那如果到了期限后這個人還沒有辦理,能不能自動提交?
答案是:也可以!
看上圖的下方有個選項“到期后自動提交,請在有效區(qū)域選項卡中輸入自動提交所需要填充的數(shù)據(jù)項內(nèi)容。”
這個選項就是用來干這個的。
再看類型3“辦理完成郵件通知”
舉個例子,比如,“訂單”這個模板填報后,工作流到了“銷售經(jīng)理”這個角色進(jìn)行審核。這個待辦的“審核”節(jié)點(diǎn)是“搶先式”。而銷售經(jīng)理這個角色,可能不止一個人,比如他有兩個或多個人。 那么當(dāng)這兩個或多個人同時收到了同一個待辦,有一個完成審核任務(wù)后,郵件會把完成審核的通知推送到其他銷售經(jīng)理,以提示其他銷售經(jīng)理,不用辦理了,XXX已經(jīng)辦了。
好了,工作流的郵件推送基本上已經(jīng)說完,大家去試一下,就明白了。
需要有一點(diǎn)補(bǔ)充的就是,郵件提醒的內(nèi)容也是可以自定義的
點(diǎn)擊…進(jìn)行郵件主題或郵件正文的自定義,不再贅述!
表間公式里的回寫(新建郵件)的應(yīng)用
還是舉個例子說,假如上圖所示是采購訂單。圖中的E-mail 填寫了供應(yīng)商的電子郵件地址,客戶想要在填報本公司如上的采購訂單后,直接把該采購訂單通過郵件的附件形式發(fā)給供應(yīng)商。供應(yīng)商在收到郵件后,按照訂單進(jìn)行發(fā)貨。
這就用到了表間公式里“新建郵件”公式的應(yīng)用。
新建如圖所示的新建郵件表間公式
注意下圖所示的勾選
勾選以上選項。如果不想讓對方看到訂單的某些字段值,可以勾選“在表單附件文件中僅部分字段內(nèi)容可見”,然后選擇可見的內(nèi)容,好了,設(shè)置好后,我填報一張采購訂單,如下圖:
沒錯,假如我這個E-Mail地址就是供應(yīng)商的,填報后,保存。
叮咚,剛才我的手機(jī)提醒我,郵件到了!
為了展示更清楚,我用電腦打開該郵件,展示給大家:
注意,里面的郵件標(biāo)題和郵件內(nèi)容都是我自定義的,你也能。
下載郵件附件的excel表格,打開如下:
以此類推,你可以想象更多的場景,結(jié)合自身的業(yè)務(wù)需求。 比如,客戶購買你的產(chǎn)品,做出庫單后,自動通過郵件通知客戶他要的貨已出庫,該如何設(shè)置呢?不妨自己試試看!
自定義查詢里的郵件推送
設(shè)置如上圖所示,這個我就不再舉例了??梢苑棚w我們的想象。
總結(jié)
綜上所述,勤哲Excel服務(wù)器與郵件系統(tǒng)的結(jié)合,讓郵寄推送真是妙不可言,成本低,性價比高。員工生日祝福?郵件推;保險行業(yè)的客戶保險到期了,推;銀行的信用卡還款時間到了,銀行推;要采購了,推;出庫了,要告知客戶,推......,客戶的智慧是無窮的,想到什么就推什么!如果企業(yè)對于勤哲Excel服務(wù)器有任何推送問題,可添加微信進(jìn)一步溝通!
免責(zé)聲明:市場有風(fēng)險,選擇需謹(jǐn)慎!此文僅供參考,不作買賣依據(jù)。
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